客先への訪問連絡マナー

本日、訪問します(電話連絡)

基本

1.挨拶
2.会社名・氏名を名乗る
3.お客様を確認
4.製品不具合のお詫び
5.電話を続けてよいか了解を得る
6.感謝の言葉
7.本日の訪問時間を告げてご都合を伺う
8.感謝の言葉
9.訪問時間と訪問者を復唱
10.駐車場の確認
11.感謝の言葉
12.訪問直前の連絡をすることを告げる
13.挨拶

具体的には

1.おはようございます
2.○○会社の△△と申します
3.□□様のお宅でしょうか?
4.このたびはエアコンの不具合で大変ご迷惑をお掛けしており、まことに申し訳ございません
5.今、お時間よろしいでしょうか?
6.ありがとうございます
7.エアコンの修理で、本日□□時にお伺いしたいと思いますが、ご都合いかがでしょうか?
8.ありがとうございます
9.それでは、○○会社の△△が□□時にお伺いさせていただきます
10.車でお伺い致しますが、お近くに駐車できますでしょうか?
11.ありがとうございます
12.それでは、訪問前に再度お電話をさせていただきます
13.それでは失礼致します

ポイント

1.最初と最後に挨拶をする(全ての機会)
2.“エアコンの不具合で”と具体的事項を述べてお詫びする。(「ご迷惑をお掛けしております」だけではお詫びにならない)
3.“了解を得て”、“感謝の言葉を述べて”次ステップに進みます(全ての機会)

訪問連絡(遅れる場合)

基本

1.挨拶
2.会社名・氏名を名乗る
3.お客様を確認
4.お詫びしながら遅れることの了解を得る → 約束時間より前に連絡すること
5.感謝の言葉
6.訪問時間と訪問者を復唱
7.訪問直前の連絡をすることを告げる
8.挨拶

具体的には

1.おはようございます
2.○○会社の△△と申します
3.□□様のお宅でしょうか?
4.今朝ほど□□時にお伺いするとお伝えしましたが、△△分ほど遅れそうです。まことに申し訳ございませんが、ご都合いかがでしょうか?
5.(ご理解いただき)ありがとうございます
6.□□様、それでは、○○会社の△△が▽▽時にお伺いさせていただきます
7.また、訪問前に再度お電話をさせていただきます
8.それでは失礼致します

ポイント

1.最初と最後に挨拶をする(全ての機会)
2.“了解を得て”、“感謝の言葉を述べて”次ステップに進みます(全ての機会)
3.遅れた理由は言い訳になるのであえて言わない (強く求められた場合は理解してもらうために説明する)
4.「□□様」 とお名前を言うと、言わないより、また「お客様」と言うより親近感が増し安心される(全ての機会)

訪問連絡(今から行きます)

基本

1.挨拶
2.会社名・氏名を名乗る
3.お客様を確認
4.今から訪問することとご都合を確認
5.感謝の言葉
6.訪問時刻の再確認と挨拶

具体的には

1.おはようございます
2.○○会社の△△と申します
3.□□様のお宅でしょうか?
4.ただいま□□まで来ておりますので、△△分後の○○時□□分ごろにお伺いさせていただきます。ご都合よろしいでしょうか?
5.ありがとうございます
6.それでは、○○時□□分ごろにお伺いさせていただきます。失礼致します

ポイント

1.最初と最後に挨拶をする(全ての機会)
2.「ただいま□□まで来ておりますので」は、お客様に「もうすぐ来てくれるんだ」との安心感を持っていただけます

 

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